OpenText Records & Documents, Vignette Edition (VRD)

Traditionnellement, la capture et la rétention d'enregistrements relevaient du domaine d'un petit groupe de gestionnaires d'enregistrements hautement qualifiés.
Aujourd'hui, une plus grande diversité de documents et d'enregistrements font l'objet de contrôles stricts des informations essentielles.

Une liste sans cesse croissante d'exigences légales et réglementaires (par exemple, la norme américaine DoD 5015.2, BÂLE II ou la loi Sarbanes-Oxley) signifie que votre système de gestion des documents et des archives doit être automatique, flexible, intégré, sécurisé et intuitif pour tous.

Gérez vos documents et enregistrements à partir d’une console administrative Web intuitive.

Référentiel unique

OpenText Records & Documents, Vignette Edition intègre des capacités de gestion des documents aux mesures de rétention des enregistrements, ce qui permet d’éviter une rupture des enregistrements lors du transfert des informations du système de gestion des documents au système de gestion des archives, à des fins de stockage à long terme et de destruction ultime.

Normes de mise en conformité des enregistrements

Records & Documents prend en charge la non-répudiation des documents et des transactions Web en enregistrant directement les pistes d'audit numériques dans une base de données sécurisée. Records & Documents assure le respect des réglementations, telles que les lois Gramm Leach Bliley et les normes industrielles SEC17a-3/17a-4 et US DoD 5015.2, notamment.

Gestion du cycle de vie complet

Eliminez les traces papier des dossiers et établissez des normes en matière de sécurité des enregistrements publics et privés. Les images numérisées, les collaborations, le workflow et la publication des documents sont gérés, stockés et optimisés à des fins de conformité.

Caractéristiques et avantages

Records Management	Maintenez le contrôle des documents qui circulent au sein de l'entreprise en ayant recours au classement centralisé des enregistrements, à la rétention automatisée, aux cycles de révision et au transfert XML/SSL sécurisé à haut débit des informations entre services et différents supports de stockage
Audit et conformité	Contrôlez l'accès aux enregistrements grâce à des mesures de sécurité exhaustives et un historique détaillé des accès. Procédez à un « relevé d'empreintes » sur tous les documents afin de garantir la non-répudiation des enregistrements capturés. Appliquez des règles de rétention des enregistrements au sein de l'entreprise, y compris la mise en suspens des documents.
Capture électronique des informations	Capturez et classez automatiquement des documents et des images sous diverses formes, de la sortie d'ordinateur en continu (ASCII, XML), aux documents fax et papier, en passant par les transactions Web, les documents Office et les fichiers vidéo et multimédia.
Imaging et Indexation	La numérisation de volumes importants contribue à la désuétude des enregistrements papier. La fonction de récupération page par page offre un accès instantané aux images.
Archivage des emails	Capture simultanée d'e-mails à des fins d'audit et de conformité. L'indexation automatique peut réduire les frais généraux et améliorer la recherche d'informations.
Gestion du serveur de fichiers réseau	Reprenez le contrôle des documents situés sur les serveurs de fichiers réseau non gérés. Réduisez l'impact sur les utilisateurs en remplaçant automatiquement les documents par des raccourcis en lien. Ainsi, lorsque vous ouvrez un fichier, le document est récupéré sans rupture dans le référentiel d'enregistrements.
Service documentaire collaboratif	Gérez des documents complexes, créés à partir d'applications courantes de bureautique telles que Microsoft® Office, grâce à des fonctions d'archivage et d'extraction, de versionnage, des pistes d'audit exhaustives, une fonction de révision des documents et des workflows de validation.
Document Discovery	Les fonctions de recherche de métadonnées et de contenu en texte intégral offrent un accès rapide aux enregistrements et aux documents, tandis que l'intégration bureautique permet de sonder aisément les produits de bureautique standard.
Case Manager	L'application Case Manager permet à l'entreprise d'automatiser et de gérer des transactions commerciales de grande valeur avec le client. Grâce à Case Manager, les clients d'une entreprise peuvent décider du moment et de la façon dont ils souhaitent communiquer, en personne pendant les heures d'ouverture, au téléphone, par Internet ou par courrier électronique, à l'heure et à l'endroit qui leur conviennent. Cela est possible car Case Manager permet aux entreprises de mettre leurs processus métiers d'arrière-guichet directement à la disponibilité des clients, en utilisant divers supports et de façon personnalisée et constante.
Collection Manager	Les entreprises peuvent capturer, gérer et livrer une grande variété de contenu commercial, y compris des transactions Web, des formulaires, e-mails et lettres entrants, des e-mails, lettres et relevés sortants, des rapports internes et des documents Office. Collection Manager permet un regroupement flexible des informations disséminées au sein de l'entreprise. Chaque service est doté de ses propres fonds de documents. Les fonds de nature sensible, tels que les fichiers RH, peuvent être sécurisés, tandis que les fonds commerciaux standard peuvent être partagés. Les propriétaires de fonds peuvent définir le niveau de sécurité, les types de document, les attributs, les règles relatives aux rendus, les règles d'acheminement et les mécanismes de capture.
Forte intégration avec Microsoft®	Microsoft SharePoint 2007, Microsoft Office 2007, Microsoft Windows Explorer, RSS.