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Réduisez les risques et augmentez la responsabilité de votre entreprise
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Central Vermont Public Service
"Depuis décembre 2006, la législation fédérale américaine exige des entreprises qu’elles connaissent la nature de leurs informations, leur emplacement, la personne qui en a la responsabilité et leur délai nécessaire de conservation. Open Text nous assure un contrôle optimal de la situation, qui nous permet de certifier devant un tribunal que nous ne possédons pas tel ou tel élément, ou que nous pouvons au contraire le leur fournir dans les plus brefs délais."
Chuck Piotrowski, Corporate Records Manager, Central Vermont Public Service
Quels que soient le secteur ou le pays, les entreprises évoluent dans un contexte régulé par la législation gouvernementale, les normes industrielles et les procédures internes. La plupart de ces règles impliquent une forme de documentation. La règlementation concerne parfois la gestion des documents eux-mêmes: emplacement, format de stockage, délai de conservation obligatoire, date de suppression autorisée, etc.
Chaque entreprise génère du contenu de toutes sortes: documents papier, courrier et documents électroniques (politiques, contrats, rapports, etc.), contenu multimédia (images, audio, vidéo, présentations, etc.) et bien plus encore. Alors que certains contenus sont sans importance (comme les messages envoyés entre collègues pour fixer l’heure d’un rendez-vous, par exemple), d’autres s’avèrent essentiels au fonctionnement de l’entreprise. C’est le cas par exemple des contrats, des rapports d’audits et des informations concernant les employés.
Pour respecter la législation et minimiser les risques, il est important de contrôler le cycle de vie complet des archives clés, tout en réduisant les coûts de gestion en supprimant les contenus accessoires ou périmés.
Le composant Records Management de la suite Open Text ECM permet de suivre le cycle de vie complet des objets de contenu en associant des règles précises de conservation et de suppression à chaque contenu. Ces règles régissent la suppression des contenus ou leur archivage sur des supports de stockage plus économiques.
Le composant Records Management permet d’appliquer des règles de gestion des archives aux différentes formes de contenu, notamment:
Les produits de Records Management
Le composant Records Management de la suite Open Text ECM est fourni par les produits suivants:
Open Text Records Management garantit la mise en conformité et réduit les risques en permettant une gestion complète du cycle de vie de toutes les informations d’entreprise dans un format électronique ou physique. Il permet aux entreprises de contrôler le mode et la durée de conservation des contenus d’entreprise et de garantir leur destruction une fois ce délai écoulé.
