Paris, France - 2006-01-16 - L’activité Infrastructure (Infra) de la SNCF se lance dans une double démarche à la fois documentaire et collaborative : fédérer au sein d’un Intranet unique l’ensemble des documents et informations disséminés entre les différentes fonctions et entités géographiques, et garantir le partage d’informations en créant des communautés de pratiques pour décloisonner les compétences. Cette démarche initiée par la direction de l’Ingénierie, a ensuite été étendue à l’ensemble des huit autres directions déléguées de l’Infra.

La SNCF est divisée entre trois grandes Directions : Infrastructure, Fret et Voyageurs. L’activité Infra de la SNCF gère l’ensemble de l’infrastructure du groupe ferroviaire français (30000 lignes électrifiées dont 1391kms de lignes à grande vitesse), et associe à elle seule 10 Directions déléguées, 80 métiers et 57 000 agents (soit 1/3 des effectifs de la SNCF) pour un chiffre d’affaires de 4 Mds d’euros (18% du CA global).

Parce que d’énormes volumes d’informations électroniques et documentaires étaient générés et que les référentiels se trouvaient disséminés, SNCF Infra a défini courant 2003 un projet d’Intranet : l’objectif fixé était de fédérer l’ensemble des contenus existants, et de développer le travail collaboratif par le partage d’informations et de bonnes pratiques.

Auparavant, chaque Direction disposait de son propre site Intranet, le partage d’information ne se faisait donc que par voie de messagerie et chaque fonction restait cloisonnée. La création d’un Intranet fédérateur a permis une double évolution : donner accès aux informations et applications métiers nécessaires à l’ensemble des utilisateurs des Directions déléguées, des 23 régions et des 177 établissements, mais aussi permettre une communication à la fois transversale et verticale en multipliant le nombre d’auteurs habilités à publier sur le site.

« Nous avons voulu offrir à nos collaborateurs un outil d’échange rigoureux et cohérent, autre que la messagerie électronique et les serveurs bureautiques, et qui soit capable de gérer les habilitations et d’orchestrer le partage de documents. Nous souhaitions structurer notre référentiel documentaire selon des critères d’assurance qualité, contrôler et sécuriser les accès aux contenus tout en limitant le délai nécessaire aux opérations de sauvegarde (moins de 24h) », explique Joël Royer, Chef de projet Intranet au sein de l’Infrastructure.

Choix de la solution Open Text et mise en oeuvre

Après une vaste étude de marché, la Direction Informatique de SNCF Infra a retenu en mars 2004 la solution Livelink Enterprise Server d’Open Text pour sa richesse fonctionnelle et sa forte composante de travail collaboratif. La migration de l’Intranet existant a débuté en avril 2004, et un basculement de la plate-forme Windows/SQL existante vers une plate-forme Unix/Oracle a été opéré au cours de l’automne suivant. Livelink Enterprise Server est entré en production fin 2004. Il est accessible depuis Internet, Office et Windows grâce au logiciel Explorer Pro d’Open Text, qui joue le rôle d’accélérateur de déploiement et rend la plate-forme particulièrement ergonomique. La conduite du projet a été menée en 90 jours, avec l’aide de l’équipe d’Open Text Global Services. La montée en charge a pu se faire progressivement, tout d’abord en ouvrant l’Intranet à 500 utilisateurs dès février 2005. Le mois suivant, la rationalisation, l’archivage et l’indexation des contenus ont été engagés et la transposition des processus de workflow amorcée ; dans le même temps, une démarche consistant à rationaliser la reprise des documents existants, les indexer et les archiver a débuté. Il a été également nécessaire de transposer les processus métier existants dans le cadre de l’utilisation de Livelink.

ISIBOL ou le lancement des premières communautés de pratique

En octobre 2005, le projet ISIBOL, première communauté de pratiques, a été lancé : structurée autour des métiers de l’infrastructure (signalisations, voies, outillages, caténaires…), cette communauté permet un véritable travail collaboratif grâce au partage des bonnes pratiques et aux outils informatiques créés localement. Les expériences peuvent ainsi être mises rapidement en commun entre les utilisateurs et remontées auprès des Directions. Douze communautés de pratique ont déjà été créées sur la plate-forme Livelink Entreprise Server autour des métiers les plus pointus ; elles réunissent déjà 500 membres sur les 15000 membres potentiels à horizon 2007. La SNCF Infra souhaite poursuivre progressivement, au moyen de ces communautés, le décloisonnement des compétences afin de capitaliser sur tous les savoir-faire de l’entreprise.

« Nous souhaitions créer des espaces tampons entre les régions/établissements et les Directions, dans lesquels seraient remontées les informations métiers et valorisées les bonnes pratiques imaginées localement. Grâce à la plate-forme d’Open Text, l’application ISIBOL est simple d’utilisation et très innovante, elle demeure un circuit d’échange rapide et pragmatique et garantit une vraie confidentialité en fonction des profils. Chacun peut déposer sur cette bourse d’échanges des informations utiles sur les activités de l’Infra et qui pourront servir à tous. Aujourd’hui, le partage des meilleures pratiques est réel et la réactivité par rapport à l’information beaucoup plus forte », explique Jacques Couvert, Directeur de la Direction Infra.

Pour sensibiliser au maximum le personnel et pour établir et faire vivre le réseau des animateurs de rubrique, un responsable communication a été recruté. Sa mission est stratégique : le besoin métier étant fort, son rôle consiste, outre le suivi opérationnel, à expliquer l’intérêt de cette infrastructure d’échange et de communication à l’ensemble des collaborateurs. Après six mois de mise en service, 700 contributeurs sont déjà formés à l’outil et 20000 documents peuplent l’Intranet.

Base de données : Oracle - Systèmes d’exploitation : Unix - Environnement : Windows et Office - 5000 utilisateurs fin 2005 ; 25 000 utilisateurs à moyen terme

Open Text est le leader du marché des solutions de Gestion de Contenu pour l’Entreprise (ECM) qui permettent d’associer individus, processus et informations au sein des entreprises. Tout au long de son histoire, Open Text a conjugué une tradition d’innovation avec des résultats financiers solides et en croissance permanente. A ce jour, la société supporte plus de 20 millions d’utilisateurs représentant 13000 déploiements dans 114 pays et 12 langues au niveau mondial.

François Pichon
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