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Records Management

« Les méthodes de gestion des documents et de classification d'OpenText nous ont permis de récupérer plus d'un téraoctet d'espace de stockage, cette classification ayant également donné lieu à un grand nettoyage. Nous estimons à 50 % la réduction annuelle des frais juridiques associés à la communication de pièces électroniques. »

Scott Granger, Directeur, portails Intranet et gestion du contenu, Sprint
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  • Centre de ressources

Présentation

Aperçu Records Management Overview

Ce qu'il faut savoir avant tout, c'est que la gestion des documents réduit les risques et les coûts. Un programme rigoureux de gestion des documents à l'échelle de toute l'entreprise vous permet d'assurer la conformité aux réglementations externes et aux politiques internes en gérant la conservation et l'élimination de votre contenu. Lorsque les sources d'information d'entreprise sont regroupées par une gouvernance centralisée, on obtient un niveau de cohérence impossible avec des systèmes disparates. Une politique peut être définie de manière cohérente et appliquée à l'ensemble des sources de contenu. C'est également la meilleure démarche stratégique que les entreprises peuvent entreprendre pour réduire les risques liés aux informations mal gérées. Les entreprises ont la main-mise sur leurs informations, et garantissent ainsi que des informations pertinentes soient retrouvées rapidement. Si les informations n'existent pas, l'entreprise sera capable de démontrer de manière convaincante que le contenu a été supprimé conformément aux politiques, aux lois et aux réglementations en place.

En fournissant une façon structurée et transparente de gérer les dossiers de leur création à leur suppression finale, le Records Management améliore la capacité de l'entreprise à rendre des comptes, veille à la conformité réglementaire et minimise les risques associés aux audits et aux litiges.

Produits phares

OpenText Email Archiving for Microsoft Exchange

Optimisez la performance d'Exchange tout en permettant aux utilisateurs de travailler comme ils l'ont toujours fait, en récupérant des messages de Microsoft Outlook avec une fidélité intégrale en un simple clic.

  • Optimiser la performance des serveurs d'e-mails et réduire les coûts de fonctionnement liés à leur support
  • Se conformer aux obligations légales et réglementaires
  • Prendre en charge un archivage automatisé sur la base de règles ou à l'initiative de l'utilisateur
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OpenText File System Archiving

Automatisez la capture des systèmes de fichiers partagés sur un dépôt unique afin d'assurer l'intégrité du contenu, éviter la redondance, réduire les coûts de stockage et permettre la gestion des dossiers (Records Management).

  • Réduire la redondance des données et l'empreinte informatique
  • Stocker les données de manière centralisée dans un dépôt géré
  • Fournir un accès fluide aux utilisateurs finaux
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OpenText Content Lifecycle Management

Un système complet et hautement évolutif d'imagerie Internet, de gestion des documents, de flux de travail, de recherche, de Records Management et d'archivage au moyen d'une plate-forme unique chargée de l'organisation et du partage du contenu électronique et physique de toute l'entreprise.

  • Intégrer le contenu aux processus métier
  • Diffuser et partager le contenu de manière complètement contextuelle
  • Rentabiliser au maximum le contenu tout en minimisant les risques et les coûts associés à sa gestion
  • Améliorer la sécurité et l'intégrité du contenu
  • Fournir une plate-forme solide pour un programme de gouvernance de l'information complet
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Besoins métier

Besoins métier pour l'ECM

La Gouvernance de l'information est bonne pour les affaires

Les informations d'entreprise augmentent à un rythme exponentiel, alors même que les applications professionnelles sont déplacées du poste de travail à toutes sortes de dispositifs mobiles et que les informations résident n'importe où, sur site ou dans le Cloud. Le pare-feu n'est plus la « frontière » de l'entreprise, de sorte qu'il est de plus en plus difficile d'appliquer les politiques de gestion de l'information et d'assurer la conformité. Pour compliquer encore les choses, avec cette véritable explosion du contenu d'entreprise, il devient plus difficile que jamais pour les utilisateurs des entreprises de localiser les informations dont ils ont besoin et de s'assurer de leur exactitude et de leur intégrité.

Aujourd'hui, les entreprises partout dans le monde prennent conscience qu'elles ont besoin de la bonne stratégie pour gérer et protéger leurs actifs, et que le déploiement d'une gouvernance de l'information peut amener des bénéfices considérables pour l'entreprise, de bien des façons. S'ajoutant à la quantité d'informations qui ne cesse de croître à un rythme effréné, de nouvelles réglementations et politiques entrent constamment en vigueur, ce qui augmente le besoin de pouvoir gérer les informations de l'entreprise, et augmente également la valeur de ces dernières. La gouvernance de l'information consiste à gérer et à protéger vos informations de façon à vous assurer qu'elles travaillent bien au service de votre entreprise, et non contre elle. Les meilleures pratiques et les solutions qui permettent de respecter la conformité et les mandats de réduction du risque imposés par la loi, les organismes de réglementation ou les normes internes de qualité sont accompagnées par une forte volonté de développer des manières d'exploiter les types de gains en matière de productivité et d'efficacité qu'une approche à la gestion des ressources pour les informations de l'entreprise peut apporter. Les solutions de gestion des informations de l'entreprise (EIM) peuvent aider les compagnies à offrir un programme de gouvernance afin de gérer les informations de l'entreprise, les consommateurs et les personnes qui créent ces informations dans le cadre de processus métier réels. Trouver le bon système de gouvernance de l'information peut rendre plus facile pour vos employés de respecter les politiques en matière d'information, et leur permettre d'accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, quand ils ont en besoin et au format dont ils en ont besoin.

Pour qu'un programme de gouvernance de l'information fonctionne bien, les entreprises doivent équilibrer les besoins et les priorités de manière à réduire les risques juridiques et commerciaux, tirer profit des informations pour augmenter leur rentabilité et réduire les coûts de gestion des informations. OpenText Content Suite permet d'établir une gouvernance de l'information cohérente, vérifiable et défendable dans toute votre entreprise

Produits

Produits de Records Management

OpenText Records Management

Gérez le cycle de vie complet de toutes les archives de votre entreprise, au format électronique ou papier.

•    Tous les types de contenu, une seule archive.
•    Réduisez les délais de mise en conformité.
•    Optimisez le serveur de messagerie électronique et les principales applications tout en assurant le respect des réglementations juridiques et organisationnelles.

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OpenText Content Lifecycle Management

Un système complet et hautement évolutif d'imagerie Internet, de gestion des documents, de flux de travail, de recherche, de Records Management et d'archivage au moyen d'une plate-forme unique chargée de l'organisation et du partage du contenu électronique et physique de toute l'entreprise.

  • Intégrer le contenu aux processus métier
  • Diffuser et partager le contenu de manière complètement contextuelle
  • Rentabiliser au maximum le contenu tout en minimisant les risques et les coûts associés à sa gestion
  • Améliorer la sécurité et l'intégrité du contenu
  • Fournir une plate-forme solide pour un programme de gouvernance de l'information complet
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Auto-classification

Établissez un programme de Records Management extrêmement défendable et complètement transparent dans le cadre d'une stratégie plus vaste de gouvernance de l'information, tout en automatisant les tâches d'application des politiques pour les utilisateurs commerciaux.

  • Réduisez les coûts liés au risque de litige, à l'eDiscovery et au stockage
  • Améliorez la conformité, la sécurité et la productivité des utilisateurs
  • Gagnez du temps en répondant au besoin de classer des volumes énormes de contenu, d'e-mails et de médias sociaux hérités
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Solutions pour les e-mails

Stockez et administrez les e-mails en toute sécurité et assurez la conformité avec les politiques internes et les réglementations du secteur, tout en fournissant aux utilisateurs finaux un accès fluide aux données de l'entreprise.

  • Éliminer les e-mails transitoires de façon défendable et cohérente
  • Identifier, conserver et protéger les e-mails contre leur suppression
  • Fournir aux utilisateurs une expérience optimale avec leurs e-mails
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OpenText File System Archiving

Automatisez la capture des systèmes de fichiers partagés sur un dépôt unique afin d'assurer l'intégrité du contenu, éviter la redondance, réduire les coûts de stockage et permettre la gestion des dossiers (Records Management).

  • Réduire la redondance des données et l'empreinte informatique
  • Stocker les données de manière centralisée dans un dépôt géré
  • Fournir un accès fluide aux utilisateurs finaux
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OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint

Gérez plus efficacement les sites SharePoint pour assurer un respect plus large de la conformité et des politiques d'archivage, donner l'accès à tout le contenu de l'entreprise et réduire les coûts répétés de stockage et d'administration.

  • Accélérer et administrer la mise en œuvre des sites SharePoint
  • Assurer une conformité homogène et le respect des politiques de stockage sur tout le contenu d'entreprise
  • Améliorer la productivité des utilisateurs en offrant un accès au contenu depuis de nombreuses sources de l'entreprise directement par le biais de SharePoint dans le contexte d'applications et de processus métier
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OpenText Web Experience Management

Créez et diffusez des interactions ciblées dynamiques sur plusieurs points de communication grâce à cette solution conçue pour des applications Web extrêmement performantes, évolutives au niveau de l'entreprise et centrées sur les transactions.

  • Exploiter un modèle réactif pour afficher du contenu de manière uniforme sur plusieurs appareils mobiles
  • Augmenter le chiffre d'affaires en satisfaisant les clients grâce à des expériences captivantes et des conversations pertinentes
  • Tirer parti de chaque point de contact avec la clientèle grâce à des expériences centrées sur le contenu compatibles avec n'importe quel type d'appareil
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OpenText Tempo Social

Créez un lieu de travail social, augmentez vos activités de marketing social et développez un intranet plus social pour améliorer la collaboration, enrichir l'expérience client et étendre les capacités de communication.

  • Se connecter avec les utilisateurs, les partenaires et les clients par le biais de la conversation
  • Se rapprocher des clients de manière à doper la rentabilité
  • Intégrer les fonctions métier avec l'infrastructure sociale !
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Centre de ressources

ECM in the Cloud

Témoignages

Givaudan

"OpenText Communities of Practice is being used by the whole of the Flavors Creation team. They are using the wiki style capabilities to capture and share knowledge across the globe, enabling much greater collaboration."

Xavier Ansiaux, ECM & Social Collaboration Competence Centre Manager at Givaudan

 

Customer Story

U.S. Department of the Interior 
"We are very pleased with how effortless it has been to deploy the EES project for the DOI. It is a true testament to the strong and valuable partnership we have with OpenText. This project serves as a successful model for other government agencies looking to move their critical business information to the cloud."

Michael Beck, President and Chief Executive Officer, The IQ Business Group