Intégration ECM - La plateforme OpenText Extended ECM
Cette plateforme intègre la gestion des contenus d'entreprise aux principales applications de l'entreprise : cela permet de casser les silos au niveau des contenus et de les afficher en fonction du contexte métier, ce qui accroît l'efficacité des processus
Qu'est ce que l'intégration ECM ?
La Gestion des Contenus d'Entreprise (ECM) désigne un ensemble de processus et technologies qui gèrent les flux d'information à l'échelle de toute une entreprise - de la capture jusqu'à l'archivage et à la publication.
L'ECM a déjà beaucoup changé et continue d'évoluer au rythme des attentes des utilisateurs. Aujourd'hui, une solution d'ECM ne peut pas seulement stocker, conserver et effacer du contenu. Le contenu que l'organisation crée est son actif qui a le plus de valeur. Les utilisateurs veulent accéder à ce contenu quand ils en ont besoin, de où ils sont, dans un format facile à utiliser, de manière immédiate et en passant par l'application de leur choix (CRM, ERP, HRM, systèmes d'automatisation marketing, logiciel de productivité, etc.).
Le contenu est bien plus qu'un actif qui doit être contrôlé et protégé, c'est le carburant qui dynamise les processus métier. De nombreux processus (commande-paiement, recrutement-départ en retraite, conception-paiement, réalisation-livraison, etc.) exploitent du contenu. Et, si certains processus ne portent que sur une seule fonction métier comme les ressources humaines, d'autres sont à cheval entre plusieurs sujets allant du service client à la finance, la production et la livraison, tous exploitant le même contenu.
Gartner names OpenText a Leader
2019 Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms
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Présentation de la plateforme Extended ECM
Avec la plateforme OpenText™ Extended ECM , le contenu est intégré de manière transparente aux autres applications dont SAP S/4HANA®, SAP® SuccessFactors®, Salesforce®, Microsoft® Office 365® , etc. En permettant ces intégrations, la plateforme de services de contenu supprime les silos au niveau du contenu et des processus métier afin que l'information se diffuse sans effort au sein des applications. Extended ECM Platform tire profit des investissements réalisés par l'entreprise dans son logiciel de gestion de contenu et dans les autres applications, tout augmentant la transparence et les connaissances, ce qui permet de prendre des décisions informées, d'accélérer l'exécution des processus métier et de satisfaire les utilisateurs.
Fonctionnalités
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Des intégrations aux applications d'entreprise
La plateforme présente le contenu dans le contexte du processus métier et directement dans l'interface utilisateur de l'application utilisée. Elle s'intègre avec des ERP comme S/4HANA de SAP® et E-Business Suited'Oracle®, des applications RH telles que SuccessFactors® de SAP®, des applications CRM comme Salesforce®. Des outils de productivité comme Microsoft Office 365 et Sharepoint sont également supportés par OpenText Extended ECM. En offrant une large gamme de services de contenu et des API, les autres applications peuvent également profiter des atouts d'Extended ECM.
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Une expérience utilisateur plus intuitive
Elle améliore la productivité et supprime les freins à l'adoption : les utilisateurs métier continuent à travailler dans l'application métier qu'ils préfèrent, tout en accédant de manière simultanée à l'ensemble de l'information dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches. Les utilisateurs qui n'ont pas accès à l'application peuvent, quant à eux ,travailler sur le même contenu depuis Extended ECM Smart View : cette interface utilisateur de présentation sélectionne les métadonnées relatives à l'objet métier qui est géré dans l'application métier.
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Des espaces de travail connectés
Cette plateforme simplifie le déploiement de logiciels ECM en utilisant des modèles correspondant aux différents processus métier. Comme les modèles virtuels d'un objet métier réel, ces espaces de travail connectés peuvent être associés à un client, un produit, un collaborateur, une commande ou tout autre “objet“. Les espaces de travail sont créés automatiquement depuis l'application métier.
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Une plateforme de services de contenu
Elle capitalise sur les fonctionnalités éprouvées de gestion du cycle de vie d'OpenText™ Content Suite: capture, gestion de document, recherche, intelligence, sécurité, conformité réglementaire et gestion des archives.
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Classification automatisée et gestion des métadonnées
Elle classe en permanence et automatiquement les documents associés à un processus et dans le contexte d'un objet métier précis. Cela supprime le risque de voir les utilisateurs placer des documents de manière accidentelle sur leur disque dur local, dans des systèmes partagés ou l'envoyer par email. Chaque métadonnée ou catégorisation est réalisée de manière automatique en arrière-plan, sans nécessiter l'intervention des utilisateurs finaux.
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Intégration dans les deux sens
Elle offre une intégration à double sens : non seulement, elle affiche du contenu dans des applications, mais elle intègre également les métadonnées issues de l'application directement dans Extended ECM Smart View. Les mises à jours peuvent être effectuées dans les deux sens.
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Gestion du contenu cloud
Des modèles de cloud souples permettent des déploiements publics, privés et hybrides. Les entreprises gèrent, protègent et utilisent ainsi efficacement l'information dans le même cadre de gouvernance que la plupart des systèmes on-premise.
Customer success stories
We needed a common platform that would eliminate information silos while still providing the users what they wanted. We needed it to be scalable, tightly integrated with SAP, and with the ability to enforce document retention and disposition rules. We needed to have all of this in one product. OpenText Extended ECM came through for us—it is the answer to all our prayers.
Because of the great integration point with OpenText, Microsoft and SAP, it was a perfect roadmap for us. It was a perfect experience and we've had great success with all three of these companies to date.
Principaux bénéfices
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Des processus plus efficaces
Accélérez le cycle en automatisant les tâches manuelles, en simplifiant l'accès et en améliorant la collaboration autour du contenu. Et gagnez en efficacité via à la fois votre application principale et vos outils de gestion de contenus d'entreprise.
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Une productivité accrue
Obtenez une vue à 360° à la fois sur vos documents métier structurés et non structurés, grâce à une interface unique qui affiche le contenu dans le contexte sans savoir à passer d'une application à l'autre.
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Une innovation et un time-to-revenue accélérés
Transformez vos modèles métier et numérisez vos chaînes de valeur grâce à une approche intégrée de l'ECM qui ajoute les services de contenu dans l'environnement technologique de l'entreprise.
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Une vue enrichie
Ayez une connaissance approfondie de vos produits, clients, fournisseurs ou de la performance de vos actifs, grâce aux technologies intégrées d'analyse de données et de contenus, afin d'améliorer vos prises de décision.
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Diminuez les risques liés à la mise en conformité
Appliquez automatiquement et de manière transparente des métadonnées et règles de catégorisation en arrière-plan, sans nécessiter l'intervention des utilisateurs finaux.
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Une seule version de la vérité
Un référentiel centralisé pour tous les contenus métier, quel qu'en soit l'origine ou la source, afin de s'assurer que toutes les parties prenantes travaillent sur le contenu le plus actuel et pertinent.
Solutions Extended ECM
Ressources
Blogs
- Empowering intelligent and connected business processes
- Extended ECM for Salesforce, an overview
- Concept of Business Workspaces, a single source of truth
- SnoPUD connects content to business processes to realize operational excellence
- Extended ECM accelerates the sales process across Office 365, Salesforce, and SAP